Introducción

AVISO: Cualquier mención negativa sobre las compañías, que se realice en este blog, son situaciones inventadas, para poder realizar la tarea del Módulo Gestión de Eventos y ver como actuaría un organizador de evento. De hecho, puedo confirmar la gran labor y la gran calidad de los servicios prestados por las empresas, que en el se mencionan. 


Los pasados días 5 y 6 de Septiembre de 2015, nuestra empresa Terra Nostra S.L, un importante y reconocido organizador profesional de congreso en la provincia malacitana, tuvo el placer de gestionar la secretaría técnica y la organización logística del Congreso “Novedades Arqueológicas de Malaka”.

El evento celebrado contó con la presencia de 200 arqueólogos, que provenientes de diferentes puntos de la geografía nacional, se caracterizan por ser grandes eminencias de sus respectivos campos de estudio.

Además, cabe mencionar que este acto organizado por la Universidad de Málaga, en las maravillosas instalaciones del Palacio de Ferias y Congresos de Málaga, tenía una finalidad. Dicha finalidad, consistía en:

• Fomentar el conocimiento de la arqueología malagueña.
• Difundir la utilización de las nuevas técnicas arqueológicas, surgidas en los últimos años.
• Dar a conocer los últimos descubrimientos arqueológicos de la ciudad malacitana.
• Estrecha los lazos entre los profesionales de la arqueología nacional.

Nuestras tareas, para este evento consistieron en:

• Controlar y gestionar las inscripciones.
• Montar el congreso.
• Controlar el equipamiento audiovisual, el catering, la floristería, la Cartelería, la seguridad y el mobiliario.
• Dirigir al equipo de iluminación, de azafatas, de catering y de seguridad.
• Producir el material promocional del congreso.
• Gestionar el traslado de los asistentes.
• Organizar la visita a las excavaciones arqueológicas, que se realizaron en Málaga.

Finalizado el evento, es decir, superadas ya las fases de pre-evento y evento del congreso malagueño, los miembros de nuestra empresa tienen la obligación de sentarse y evaluar los imprevistos, las anécdotas y las curiosidades, que se produjeron durante el congreso.

La finalidad de esta tarea, no tiene otra función que la de determinar que procesos funcionaron, durante el desarrollo del evento, y cuales no. Así como también, el objetivo de comprobar como se solucionaron los diversos imprevistos, con los que nos encontramos, y determinar si éstos fueron lo mejores métodos, para acabar con los problemas.

Para llevar a cabo esta tarea, vamos a recoger las impresiones de los diferentes miembros de nuestro equipo, a los cuales le preguntaremos sobre:

• El personal, que atendió nuestro congreso.
• El catering, que seleccionamos para nuestro evento.
• Los proveedores de servicios, que participaron en nuestro congreso.
• El servicio técnico, que se utilizo en nuestro evento (electricidad, comunicaciones, etc).
• Las curiosidades y anécdotas, que se produjeron durante el congreso.

Toda la información recopilada por nuestros empleados, quedará recogida en un documento, la memoria final del evento, la cual será utilizada para mejorar nuestra actuación en otros congresos, que se nos encarguen posteriormente.