DOCUMENTACIÓN

Vamos a continuar mencionando toda la documentación, que ha sido necesaria, para llevar a cabo este maravilloso congreso.


Durante la fase operativa del pre-evento, fue necesaria la siguiente documentación:

-Los boletines de inscripción.
-El fichero de proveedores.
-El fichero de ponentes y asistentes.
-El modelo de contrato.
-Las notificaciones para rueda de prensa.
-Las notas de protocolo.
-Las tarjetas de visita.
-Los oportes informáticos promocionales.
-Los certificados de asistencia.

Durante el evento, hicimos uso de la siguiente documentación:

-Los resguardos de los servicios contratados (FYCMA, Catering Lepanto, Hacienda San Antonio, Autobuses Ríos…etc.).
-Las credenciales (las de los ponentes, tendrán un color diferente a las del resto de los asistentes del congreso).
-Los listados de los asistentes.
-Los listados de patrocinadores.
-El dossier del patrocinador (programa general, normas de participación, etc.).
-El programa oficial.

-La documentación proporcionada por los ponentes, que habrá sido entregada con anterioridad, para poder ser imprimida con tiempo.
-Los cuestionarios.

Por último, tenemos que mencionar la documentación que utilizamos durante el post-evento:

-Las cartas de agradecimiento.
-El informe final o dossier.
-El balance de cuentas e inventario.
-Los recibos de los pagos de los proveedores, que finalmente participaron en el congreso.
-La factura de nuestros servicios para la Federación y los patrocinadores.
-Los movimientos de caja.

A groso modo, cabe decir que toda la documentación del evento destacaba por tener un diseño atractivo, correcto y pulcro. Además, destacaba su presentación, que era muy sencilla. El único error que detectamos, estuvo relacionado con las lista de los asistentes, que mostraba solo la inscripción de 150 personas y no de 200. Resulta que uno de los miembros de nuestro equipo de protocolo, cometió un error al introducirse en la base de datos de otro evento, que ibamos a realizar el lunes y martes siguiente. De modo que, el listado que teníamos en las manos no se correspondía con este congreso. 
Para solucionar, este problema lo único que tuvimos que hacer fue abrir el ordenador, que se había instalado en nuestra secretaría técnica, imprimir el listado correspondiente y hacer copias para las azafatas y los miembros del equipo de protocolo.