DOCUMENTACIÓN

Vamos a continuar mencionando toda la documentación, que ha sido necesaria, para llevar a cabo este maravilloso congreso.


Durante la fase operativa del pre-evento, fue necesaria la siguiente documentación:

-Los boletines de inscripción.
-El fichero de proveedores.
-El fichero de ponentes y asistentes.
-El modelo de contrato.
-Las notificaciones para rueda de prensa.
-Las notas de protocolo.
-Las tarjetas de visita.
-Los oportes informáticos promocionales.
-Los certificados de asistencia.

Durante el evento, hicimos uso de la siguiente documentación:

-Los resguardos de los servicios contratados (FYCMA, Catering Lepanto, Hacienda San Antonio, Autobuses Ríos…etc.).
-Las credenciales (las de los ponentes, tendrán un color diferente a las del resto de los asistentes del congreso).
-Los listados de los asistentes.
-Los listados de patrocinadores.
-El dossier del patrocinador (programa general, normas de participación, etc.).
-El programa oficial.

-La documentación proporcionada por los ponentes, que habrá sido entregada con anterioridad, para poder ser imprimida con tiempo.
-Los cuestionarios.

Por último, tenemos que mencionar la documentación que utilizamos durante el post-evento:

-Las cartas de agradecimiento.
-El informe final o dossier.
-El balance de cuentas e inventario.
-Los recibos de los pagos de los proveedores, que finalmente participaron en el congreso.
-La factura de nuestros servicios para la Federación y los patrocinadores.
-Los movimientos de caja.

A groso modo, cabe decir que toda la documentación del evento destacaba por tener un diseño atractivo, correcto y pulcro. Además, destacaba su presentación, que era muy sencilla. El único error que detectamos, estuvo relacionado con las lista de los asistentes, que mostraba solo la inscripción de 150 personas y no de 200. Resulta que uno de los miembros de nuestro equipo de protocolo, cometió un error al introducirse en la base de datos de otro evento, que ibamos a realizar el lunes y martes siguiente. De modo que, el listado que teníamos en las manos no se correspondía con este congreso. 
Para solucionar, este problema lo único que tuvimos que hacer fue abrir el ordenador, que se había instalado en nuestra secretaría técnica, imprimir el listado correspondiente y hacer copias para las azafatas y los miembros del equipo de protocolo.

CURIOSIDADES Y ANÉCDOTAS

Para finalizar nuestra tarea, vamos a hacer meción de alguna de las curiosidades y anécdotas.  

Los llamativos centros de mesas, compuestos de azahar y de jazmines, de los que ya hemos hecho mención anteriormente, dieron mucho que hablar.

El caso es, que tanto por su olor como por su forma, alguno de los asistentes al congreso se empeñaron en querer llevárselos a casa. Ante esta situación, nosotros nos pusimos en contacto con nuestro proveedor, MarinaFlor, para comentarle lo ocurrido. Dicha empresa, se comprometió con nosotros a realizar unas muestras gratuitas, si le permitíamos realizar unos recuerdos de menor tamaño, al elaborado para el congreso, e incluir toda su información, ya que de esta forma la empresa conseguía futuros clientes potenciales.

Por nuestra parte, accedimos a tales condiciones y, tras recoger en una base de datos los asistentes que deseaban tal presente, se los hicimos llegar a la empresa, que al día siguiente los envió a las instalaciones del FYCMA, para que hiciéramos entregas de los mismos a nuestros asistentes.

Caso similar, se produjo con los carteles representativos del congreso, sobre todo cuando uno de los asistentes más relevantes, nos hizo saber que al termino de evento, quería llevarse a casa uno de nuestro carteles. Así pues, al igual que en el caso anterior, tuvimos que recoger una lista de asistentes, que deseaban una copia del cartel. Y acto seguido, informamos a Gráficas Urania, la cual puso a nuestra disposición sus servicios.

Otro acontecimiento que nos llamó la atención, fueron las manchas de café que presentaban algunas de nuestras azafatas en sus camisas. Al llegar a su puesto de trabajo, éstas se habían presentado de forma impoluta y no entendíamos el por qué ahora tenían las camisas manchadas.

Hablamos con alguna de ellas y por lo que nos comentaban, averiguamos que la máquina del café del personal no funcionaba bien y escupía agua con café, cuando ésta terminaba de llenar el vaso. Así pues, tuvimos que enviar a alguna de ellas a compra unas camisas al Hipercor, que se encuentra justo al lado del FYCMA. Después de ese día, todas traían camisas de repuesto por si acaso a la máquina, le daba otra vez por poner a escupir café.

CONTROL DE CALIDAD

Una vez finalizado el evento, nuestra empresa estaba totalmente interesada en saber el grado de satisfacción de los asistentes. Además, también quería  averiguar si se lograron los objetivos propuestos  y si se alcanzó las expectativas esperadas. Para conseguir comprobar estos datos, nos hemos tenido que centrar en observar si hemos logrado alcanzar una alta calidad, para lo cual hemos tenido en cuenta las tres dimensiones básicas: 

La Dimesión Técnica:

Hemos contado con unos medios audiovisuales excelentes y una conexión a Internet, que eran imprescindibles para este evento.
El único inconveniente que hemos tenido ha sido la conexión a Internet, teniendo problemas con la cobertura, ya que Movistar, estaban realizando mejoras en sus antenas, ocasionándonos así, unas molestias.

La Dimensión Humana:

Pese a algunas dificultades esporádicas, también hemos conseguido nuestro objetivo, ya que contábamos con un personal altamente cualificado, profesional y con una amplia experiencia. Que han sabido, dar una excelente atención a los asistentes, ponentes y patrocinadores.

La Dimensión Económica:

Por último, cabría destacar que se ha conseguido minimizar los costes para todos, estableciendo un precio razonable, tanto para los asistentes y organizadores.

Los informes, que hemos tenido que realizar, para analizar el resultado de este evento han sido los siguientes:

• Un Informe de la Secretaría Técnica: elaborando un resumen de lo realizado y como se realizó el evento.
• Un Informe de las azafatas y azafatos: analizando el trato mostrado a los asistentes, invitados de honor, ponentes y organizadores.
• Un Cuestionario de los asistentes: sobre estos cuestionarios, realizamos un análisis y llegamos a una serie de conclusiones.
• Un Informe del Comité Organizador: Identificando cualquier queja o incidencia que se haya producido, como se ha desarrollado el evento, el cumplimiento del presupuesto, posibles mejoras para los próximos eventos…
• Un Informe sobre las posibles incidencias que se han producido: En este punto, recopilamos varios problemas con los que nos encontramos, siendo éstos: problemas con Internet, con los tiempos de los ponentes, y por último, algún fallo con la corriente eléctrica del FYCMA. Afortunadamente, dos de estos incidentes se pudieron solucionar rápidamente. Si bien, los problemas con Internet, no se solucionaron hasta el segundo día.

SERVICIO DE ATENCIÓN AL CLIENTE

Vamos a comenzar diciendo, que la atención al cliente fue uno de nuestros objetivos primordiales durante el congreso, pues ya sabemos que los clientes bien atendidos y satisfechos, suponen una publicidad gratuita para nuestra empresa. Así como también, la posibilidad de encontrar nuevos clientes potenciales. 
 Dicha atención al cliente, pese a que fue continua durante todo el evento, se produjo sobre todo en tres momentos claves del congreso. 

Durante la acogida, en la que atendimos:

• A los medios de comunicación, que recibieron la documentación, preparada exclusivamente para ellos. Y a los que, acompañamos al lugar, que le habíamos reservado.
• A los invitados de honor, encargados de inaugurar el congreso, que fueron acompañados hasta el lugar donde darían su discurso.
• A los anfitriones y ponentes, los cuales  también fueron llevados hasta el lugar, que ocuparían durante sus charlas
• A los asistentes, a quienes le indicamos el lugar de celebración del congreso y les mostramos el mostrador de la secretaría técnica, donde se les hizo entrega de sus acreditaciones, de la información del evento y de su kit correspondiente.

Me gustaría mencionar, que durante esta fase, los asistentes fueron entrando paulatinamente en la sala de exposiciones, mientras llegaban los ponentes y los invitados de honor, encargados de inaugurar el congreso. De hecho, se les informó que podían ir tomando asiento. Así, cuando llegaron los encargados de abrir el evento, todos los asistentes estaban ya bien acomodados. 

Durante el desarrollo del evento, la atención al cliente se dio cuando:

• Las azafatas atendían las necesidades y las dudas de los ponentes e invitados. También, cuando estas reponían diversos materiales, como el agua, los dosieres, los trípticos…etc.
• Los camareros atendían los pedidos de los ponentes e invitados, durante el desayuno y el almuerzo.
• El equipo de protocolo atendía cualquier duda, que pudiese surgir a las personas, que formaban parte de este congreso (empleados, clientes, asistentes, ponentes, invitados de honor).

Antes de pasar a la siguiente y última fase, me gustaría recalcar que durante la evolución del primer día, se produjo un pequeño retraso en la última ponencia, lo que nos obligó a retrasar un poco el almuerzo y la visita a los restos arqueológicos de Málaga. No obstante, durante el resto del congreso estuvimos pendiente del cronograma y logramos que se cumpliese, tal y como estaba previsto. 

Finalmente, vamos a hablar de aquellos momentos en los que pensamos, que se produjeron la atención del cliente, durante lo que hemos denominado fase de despedida. 

• En la ceremonia de clausura, momento en el que nuestro personal de relaciones públicas y azafatas repartieron unas encuestas de satisfacción, a los asistentes.
• En la secretaría técnica, cuando se entregaron a los asistentes, los certificados de asistencia.
• En la despedida a los anfitriones, quienes nos comentan que les ha parecido el evento.
• En la despedida del personal, que hizo posible el buen desarrollo del evento.

PROVEEDORES

Los proveedores, que en un principio iban a participar en nuestro evento, son los siguientes:

Autobuses Ríos: http://www.riosautocares.com

Marina flor: http://www.marinaflor.com/es/

Catering Lepanto: http://www.cateringlepanto.com/

Delta Audiovisuales: http://www.avdelta.com

Azul Azafatas: http://www.azulazafatas.com/

Seguridad securitas: www.securitas.es/

Hacienda San Antonio:http://www.haciendasanantonio.es/

Graficas urania http://www.graficasurania.com/

Teatro Romano de Málaga: http://www.juntadeandalucia.es/index.html

                     

Ya hemos hablado de algunos de ellos, en apartados anteriores, como es el caso del Catering Lepanto o de Delta audiovisuales. ¡Toca ahora hacer referencia a las otras empresas, que aportaron su granito de arena a nuestro congreso!

Comenzaremos mencionando, que antes del evento no reunimos con cada proveedor, para concretar todos los detalles, que queríamos para nuestro congreso. Además, debemos añadir que ya hemos trabajado con ellos anteriormente y, por tanto, conocemos su profesionalidad. 

De todos ellos, comenzaremos mencionando Azul Azafatas, pese a que trabajamos con ellos anteriormente y conocíamos la calidad de su trabajo. Nos sorprendieron negativamente, cuando nos informaron que todos sus empleados estaban ocupados en otros eventos, cuando le avisamos que uno de sus trabajadores no se había presentado y otro estaba enfermo. Así pues,  nos vimos obligados a recurrir a Clave Azafatas, empresa con la que trabajamos en otros eventos, quienes nos enviaron las dos azafatas, que nos habían fallado. 

Tampoco, tuvimos suerte con autobuses Ríos, cuyos empleados se fueron a la huelga el día de nuestro congreso. Este hecho, nos llevó a contactar con autobuses Paco Pepe, empresa dedicada al transporte muy conocida en Málaga, que nos envió los cuatro autobuses y choferes, necesarios para transportar a nuestros asistentes, al centro de la ciudad. 

Mejor resultado, tuvimos con Securitas, cuyos empleados se presentaron puntualmente en el FYCMA, bien vestidos y peinados. Así mismo, sobresalió su agradable carácter, mencionado por alguno de los asistentes al congreso, que nos informaban que en muchos casos eran ellos, los que les indicaban donde estaba cada cosa. 

También, estamos satisfechos con el servicio de la Hacienda de San Antonio, que no solo destacó por la presentación de sus platos, sino además por la calidad de sus productos y de sus servicios. 

Gráficas Urania realizó una excelente labor con el diseño elegido para este congreso, sus productos eran de gran calidad y, también nítidos. De hecho, la empresa se comportó amablemente con nosotros, cuando tuvimos que pedirle la impresión de un mayor número de carteles, de un día para otro. 

Vamos a terminar con Marina Flor, cuyos centros de mesa para los desayunos y el almuerzo eran preciosos. Se veía que las flores estaban bien cuidadas y eran frescas. La única pega, que encontramos a su servicio, se produjo cuando nos llegó la decoración flores exóticas, correspondientes a una boda que se celebraba ese día.  Sin embargo, hay que destacar que la floristería actuó rápidamente, cuando le informamos sobre el error, enviándonos nuestros centros de azahar y jazmines, antes de que tuviera lugar el primer desayuno.